این مطلب به منظور آشنایی اجمالی دانشجویان با مراحل اداری ارائه مقاله و شرکت در کنفرانس های بین المللی تنظیم شده است. با توجه به نوپا بودن رشته طراحی صنعتی نسبت به سایر رشته ها و ورود دیر هنگام دانشجویان این رشته در عرصه ارائه مقالات و شرکت در کنفرانس های بین المللی و در دسترس نبودن تجربیات دوستان سال های بالاتر، امید است که این توضیحات در صرفه جوئی وقت و انرژی برای دانشجویان تمام رشته ها به خصوص دانشجویان طراحی صنعتی مفید واقع شود.

توجه داشته باشید که این مطلب در مهرماه سال 1387 تنظیم شده است و ممکن است هر یک از جزئیات ذکر شده در آن، در تاریخ مطالعه شما، تغییر کرده باشد. همچنین مطالب ذکر شده در آن حکم قانون ندارد و تنها بر اساس تجربیات شخصی تنظیم شده است.

چگونه از برگزاری یک کنفرانس مطلع شویم؟

در حال حاضر بهترین منبع یافتن اطلاعات در مورد کنفرانس های بین المللی، اینترنت است. هر چند که قانونی برای ثبت کنفرانس در سایت های خاص وجود ندارد، اما سایت های مختلفی در زمینه های تخصصی، کنفرانس های مرتبط با رشته ها را به صورت دسته بندی شده ارائه می کنند. سایت http://www.conferencealerts.com یکی از بهترین منابع جستجوی موضوعی کنفرانس هاست.

در صورتی که می خواهید با جستجوهای متفرقه به دنبال موضوع خاصی باشید، توصیه می شود به جای جستجوی کلمات تخصصی، کلمات عمومی تر را به همراه دو کلمه Calendar و Conference جستجو نمایید. به عنوان مثال برای یافتن کنفرانسی در ارتباط با طراحی دوچرخه، کلمات Transport + conference + calendar را جستجو نمایید. نتایج این نوع جستجو شما را به سمت سایت هایی هدایت می کند که لیست متنوعی از کنفرانس های مرتبط و نیمه مرتبط را به شما معرفی می کنند و در نتیجه ممکن است بتوانید موضوع مورد نظر را در کنفرانس نیمه مرتبط دیگری بیابید.

علاوه بر اینترنت، ارتباط اطلاعاتی دانشجویان با یکدیگر، منبع اطلاعاتی مهمی است که معمولا مورد غفلت قرار می گیرد. بارها مشاهده شده است که پس از پایان یافتن موعد ارسال مقالات، در حالی که دانشجویان زیادی برای شرکت در کنفرانس اقدام کرده اند، گروه دیگری از دانشجویان از بی اطلاعی در مورد برگزاری کنفرانس شکایت دارند.

چگونه برای کنفرانس مقاله ارسال کنیم؟

در حال حاضر ارتباط اداری با برگزار کنندگان کنفرانس ها به صورت آنلاین انجام می شود. معمولا نهاد برگزار کننده، یک آدرس ایمیل را به عنوان روابط عمومی کنفرانس اعلام می کنند که علاوه بر امر رسیدگی به دریافت مقالات، به سوالات عمومی در مورد سفر و سایر مسائل نیز پاسخ می دهند. علاوه بر این یک فایل دستورالعمل شرکت در کنفرانس وجود دارد که زمان کنفرانس، مهلت ارسال مقالات، استانداردهای نوشتن abstract و اصل مقالات، قوانین حقوقی و... را به اطلاع شرکت کنندگان می رساند.

در مرحله اول باید خلاصه مقاله که Abstract نامیده می شود مطابق استانداردهای اعلام شده در راهنمای کنفرانس، برای تایید اولیه به کنفرانس ارسال شود. پس از تایید Abstract مهلت مجددی برای ارسال اصل مقاله داده می شود که معمولا یک تا دو ماه با زمان برگزاری کنفرانس فاصله دارد. بهتر است اصل مقاله زودتر از مهلت داده شده ارسال شود تا اگر اشکال علمی یا ادبی به آن وارد شد، زمان کافی برای اصلاح وجود داشته باشد. ارسال مقاله ممکن است از طریق صفحات ویژه سایت کنفرانس یا از طریق ارسال ایمیل به آدرس مشخص شده باشد.

توجه داشته باشید که ارسال مقاله برای کنفرانس ها معمولا هزینه ای ندارد. ولی برای شرکت حضوری در کنفرانس مبلغی با عنوان حق ثبت نام باید پرداخت شود. به دلیل مشکلات انتقال بین المللی پول، بسیاری از برگزارکنندگان، حق ثبت نام را در اولین روز حضور در محل کنفرانس دریافت می کنند (on desk payment) که لازم است با مکاتبه با مسئولان کنفرانس از امکان این نوع پرداخت اطمینان حاصل کنید.

نقش دانشگاه محل تحصیل در شرکت در کنفرانس های خارجی چیست؟

دانشگاه ها در دو بخش مهم، مسئول رسیدگی به امور شرکت دانشجویان در کنفرانس ها هستند. بخش پژوهشی و بخش آموزشی.

در بخش پژوهشی، امور مربوط به مشوق های مالی و همچنین ارتقای اساتید به واسطه مقالات دانشجویی مورد بررسی قرار می گیرد. مشوق های مالی شامل استفاده دانشجو از بودجه تحقیقاتی استاد راهنما و همچنین بودجه های متفرقه ای است که معمولا از طرف روابط بین الملل هر دانشگاه، برای شرکت دانشجویان در کنفرانس های بین المللی در نظر گرفته شده است.

برای برخورداری از بودجه تحقیقاتی اساتید، دانشجو باید به طور شخصی موضوع را با استاد راهنما در میان بگذارد. استاد می تواند با توجه به هزینه های ثبت نام و سفر، نامه یا چک امضا شده ای را به دانشجو بدهد تا دانشجو از طریق معاونت پژوهشی دانشگاه برای دریافت آن اقدام نماید. بودجه تحقیقاتی اساتید به سابقه تحقیقات و فعالیت های علمی آنها بستگی دارد و اگر شما مقاله مورد پذیرش در کنفرانس های معتبر یا مجلات لیست شده به عنوان ISI یا JCR داشته باشید، سابقه خوبی برای استاد خود باقی خواهید گذاشت که بودجه کسب شده به واسطه آن می تواند برای سایر تحقیقات مصروف شود.

برای استفاده از مشوق های مالی روابط بین الملل دانشگاه، بسته به دانشگاه مورد نظر، باید از شرایط و روند اداری آن اطلاع حاصل نمایید. معمولا روند کار به این صورت است که معاونت پژوهشی دانشکده محل تحصیل، نامه ای را به عنوان معرفی دانشجو به روابط بین الملل دانشگاه می فرستد و روابط بین الملل، بودجه مورد نظر را به معاونت پژوهشی تحویل می دهد.

وظیفه بخش آموزش دانشگاه در امور مربوط به نظام وظیفه و خروج از کشور توضیح داده شده است.

مراحل اداری خروج از کشور برای دانشجویان مشمول نظام وظیفه سربازی:

بخش آموزش دانشگاه در صورت مشمولیت نظام وظیفه سربازی برای دانشجویان، مسئول رسیدگی به امور خروج از کشور است. به این ترتیب که:

- دانشکده محل تحصیل، پس از تصویب داخلی شرکت دانشجو در کنفرانس، نامه ای را به آموزش کل دانشگاه محل تحصیل می نویسد.
-  آموزش کل دانشگاه، معرفی نامه دانشجو را به وزارت علوم تهیه می کند.
- معاونت رسیدگی به امور دانشجویان داخل کشور در وزارت علوم، مهر تایید شرکت در کنفرانس را در ضمیمه نامه ارسال شده از دانشگاه می زند. (این معاونت در حال حاضر در تهران، شهرک غرب، خیابان هرمزان، قرار دارد. انجام این مرحله به کمتر از نیم ساعت وقت نیاز دارد)
- نامه مورد تایید دانشگاه و وزارت علوم را به سازمان نظام وظیفه عمومی ببرید.
- مسئولان رسیدگی به امور خروج از کشور، پس از مشاهده نامه ذکر شده، فرم هایی را برای تعیین زمان خروج از کشور و سایر اطلاعات شخصی به شما می دهند.
- برای تکمیل یکی از بندهای این فرم، باید موضوع پول ضمانت خروج از کشور مشخص شود. به نظر می رسد که هزینه ضمانت خروج از کشور برای شرکت در کنفرانس، به کشور برگزار کننده کنفرانس بستگی دارد که متاسفانه اطلاعات جامع در این مورد از منبع خاصی در دسترس نیست. به عنوان یک تجربه شخصی، هزینه ضمانت شرکت در کنفرانس برای کشور چین در سال 87 مبلغ 5 ملیون تومان بوده است. در صورتی که این پول را به صورت نقدی به سازمان نظام وظیفه بپردازید، پس از تکمیل فرم و تحویل وجه ضمانت، نظام وظیفه نامه ای را به صورت رایانه ای به اداره گذرنامه ارسال می کند که زمان خروج و ورود مجدد و کشور مقصد در آن مشخص شده است و تاریخ معینی را (معمولا فردای همان روز) برای مراجعه شما به اداره گذرنامه به شما ابلاغ می کنند.
- ضمانت خروج از کشور (در زمان تهیه این مطلب) می تواند به صورت ضمانت نامه بانکی باشد. به این ترتیب که شما به جای پرداخت نقدی پول به سازمان نظام وظیفه، یک ضمانت نامه بانکی با همان مبلغ را به سازمان نظام وظیفه تحویل می دهید. برای دریافت ضمانت نامه بانکی، پس از تکمیل سایر بخش های فرم مربوط به نظام وظیفه، اداره مالی سازمان نظام وظیفه در طی یک نامه رسمی شما را به بانک مورد نظرتان معرفی می کند. بانک ها ممکن است ضمانت نامه را در ازای دریافت پول نقد، سند املاک یا هر چیز دیگر (حتی آشنایی فامیلی!) صادر کنند. پس از دریافت ضمانت نامه، مجددا به همراه فرم پر شده در روزهای قبل، به سازمان نظام وظیفه مراجعه می کنید تا نامه اداره گذرنامه صادر شده و زمان پیگیری آن به شما اعلام شود.
- در صورتی که قبلا گذرنامه داشته باشید و به زمان پایان اعتبار آن بیش از 6 ماه مانده باشد، اداره گذرنامه برای شما مهر یک بار خروج از کشور در تاریخ مشخص شده را می زند و گذرنامه را به شما تحویل می دهد.
- در صورتی که گذرنامه نداشته باشید، اداره گذرنامه به جای زدن مهر خروج به گذرنامه، شما را برای صدور گذرنامه جدید، به همراه نامه ای به دفاتر پلیس +10 معرفی می کند. در این دفاتر شما با ارائه مدارکی، درخواست صدور گذرنامه می کنید که نامه اداره گذرنامه نیز جزو مدارک آن می باشد. سایر مدارک لازم در زمان تهیه این مطلب شامل: پوشه درخواست گذرنامه (قابل خرید از پستخانه ها)، واریز فیش بانکی به شماره مشخص شده در پوشه، ارائه کدپستی، کارت ملی و کپی، شناسنامه و کپی از تمام صفحات، رضایت محضری شوهر برای خانم های شوهردار و دو قطعه عکس 6 در 4 است. با ارائه مدارک فوق به همراه نامه داده شده از طرف اداره گذرنامه، گذرنامه به همراه مهر خروج از کشور در تاریخ مشخص شده، پس از حدود 1 هفته به آدرس پستی شما ارسال می شود.

اخذ ویزا:

برای اخذ ویزا، پس از دریافت گذرنامه (و مهر اجازه خروج برای مشمولان سربازی)، باید به سفارتخانه کشور مورد نظر مراجعه کنید.

برای اخذ ویزا برای هر کشوری، مدارک متفاوتی مورد نیاز است که باید با مراجعه به سفارتخانه آن کشور از جزئیات آن اطلاع پیدا کنید. اما آنچه که در اکثر کشورها اشتراک دارد، داشتن دعوت نامه رسمی (Invitation letter) و همچنین تاییدیه رزرو هتل (Hotel reservation voucher) است. برگزار کنندگان کنفرانس ها می توانند برای شما دعوت نامه رسمی بفرستند. به این صورت که با دریافت شماره گذرنامه و آدرس و مشخصات شما، نامه ای را برای دعوت سفر به آن کشور برای شما پست می کنند. توجه داشته باشید که همیشه از برگزار کنندگان اصل دعوت نامه پستی را طلب کنید. چراکه سفارت خانه ها عموما نسخه پرینت شده یا فکس شده دعوت نامه را نمی پذیرند.

برای تایید رزرو هتل، اگر به صورت شخصی اقدام می کنید، از هتل مورد نظر بخواهید که گواهی رزرو هتل را برای شما ایمیل کنند.(ممکن است کشورهای خاصی اصل گواهی پست شده را بخواهند) و اگر از طریق مسئولان کنفرانس برای شما هتل رزرو شده است از آنها گواهی رزرو هتل را بخواهید.

دانشجویانی که برای اولین بار در کنفرانس ها شرکت می کنند، ممکن است به دلیل تاخیر در صدور گذرنامه و در نتیجه تاخیر در دریافت دعوت نامه سفر، فرصت کمی برای اخذ ویزا داشته باشند. بنابراین سعی کنید مراحل مربوط به نظام وظیفه و طلب ارسال دعوت نامه را در اسرع وقت انجام دهید.

رزرو بلیط:

رزرو بلیط سفر ارتباطی با امور گذرنامه و ویزا ندارد. بنابراین شما می توانید در اولین فرصت پس از اطمینان از پذیرش مقاله برای ارائه در کنفرانس، برای خرید بلیط اقدام کنید. رزرو بلیط تا مدت مشخصی قبل از سفر به صورت رایگان است، بنابراین هرچه زودتر رزرو را انجام دهید تا بعدا با نبود یا کمبود بلیط مواجه نشوید. در یک زمان مشخص (معمولا یک ماه قبل از سفر) باید رزرو بلیط را با پرداخت هزینه آن قطعی کنید.

بازگشت به کشور:

پس از بازگشت به کشور در محدوده زمانی مشخص شده، در اولین فرصت خود را به سازمان نظام وظیفه معرفی می کنید و با ارائه گذرنامه که در فرودگاه مهر بازگشت به کشور به آن خورده است، ضمانت نامه بانکی یا مبلغ ضمانت را پس بگیرید.

همچنین بخشی از مشوق های مالی دانشگاه ها پس از بازگشت از سفر و ارائه فاکتور مخارج سفر قابل دریافت است که باید برای دریافت آنها اقدام کنید. بنابراین فراموش نکنید که در تمام مراحل اداری از جمله تهیه بلیط، مخارج هتل و رفت آمدها، هزینه ثبت نام در کنفرانس و... فاکتور هزینه ها را برای ارائه به دانشگاه دریافت نمایید.