معنای کلمه ژاپنی کایزن، بهبود و جستجو برای بهبود مستمر است. ولی این معنا زمانی کامل می شود که مشارکت کارکنان را به همراه داشته باشد. در واقع کایزن بر این فلسفه استوار است که برای ایجاد بهبود در سازمان ها لازم نیست به دنبال تغییرات انفجاری یا ناگهانی باشیم، بلکه هر نوع بهبود یا اصلاح به شرط آنکه پیوسته و مداوم باشد، ارتقای بهره وری را در سازمان ها به ارمغان خواهد آورد.

در کایزن، برای تحقق بهبود تدریجی و مستمر در سازمان ها باید سه اقدام اساسی زیر صورت بگیرد:
1- کلیه فعالیت هایی که هزینه زا هستند ولی ارزشی تولید نمی کنند (Muda) باید حذف شوند.
2- فعالیت هایی که به شکلی در جای دیگری به صورت موازی انجام می شوند (Muri) با یکدیگر تلفیق شوند.
3- آن دسته از فعالیت هایی که برای تکمیل و بهبود سطح کیفی خدمات لازمند (Mura) به فعالیت های سازمان افزوده شوند.

مودا (اتلاف) چیست؟
هر چیزی (فعالیت، فرآیند، سخت افزار و نرم افزار و...) که نمی تواند ارزش افزوده در راستای رضایت مشتری نهایی ایجاد نماید، نمودی از اتلاف می باشد.

انواع مختلف موداها:
- اتلاف در تولید اضافی
- اتلاف در انتظار و توقعات
- اتلاف در حمل و نقل و انتقال
- اتلاف در خود پردازش و فرآیند پذیری
- اتلاف در انبارش
- اتلاف در حرکت
- اتلاف در ساخت قطعات معیوب

فلسفه و ذهنیت کایزن:
1- تعهد و پشتیبانی از گشودگی در مدیریت سازمان.
2- سرزنش کردن و قضاوت های عجولانه موقوف!
3- تعویض قدرت و اختیار.
4- تأکید بر توانائی های ناشناخته نیروی کار که وظایف ضمنی سازمانی را بر عهده دارند.
5- تبادل کامل اطلاعات / اهداف تعریف شده.
6- حل مساله و استفاده از مفهوم کار تیمی.
7- انعطاف در غنی سازی و توسعه وظایف کارکنان در سطوح مختلف.
8- حداکثر استفاده از خرد نیروی کار برای بهبود مستمر.
9- حذف مستمر اتلاف ها (فعالیت های فاقد ارزش افزوده).
10- توجه کامل به ریزه کاری ها.

مراحل اجرای کایزن:
1- منطقه هدف را انتخاب کنید.
2- تیم کایزن را ساماندهی کنید.
3- بررسی و جمع آوری اطلاعات در منطقه هدف انجام شود.
4- اهداف بهبود یافته و مطلوب را مشخص کنید.
5- کارکنان محل واقعی انجام کار را توجیه کنید.
6- 5S را انجام دهید.
7- اتلاف ها را شناسایی و فهرست آن را تهیه کنید(مودا).
8- تجزیه و تحلیلهای لازم در محل واقعی انجام کار انجام دهید.
9- اتلافهایی که راه حل های قوی دارند انتخاب کنید.
10- حرکت ها و تغییرات فیزیکی را نجام دهید.
11- استاندارد سازی و آموزش کارکنان را برای موضوع بهبود یافته انجام دهید.
12- داستان توفیق تیم کایزن را ارائه کنید.
13- پروژه جدید برای آغازی دیگر را انتخاب کنید.
14- اندازه گیری ها و ارزیابی از نتایج راه حل های اجرا شده را انجام دهید.

ابزار اجرای کایزن در پنج دسته طبقه بندی می شوند:
1- 5S
2- ابزارهای مرتبط با دقت و زمان کار
3- ابزارهای مرتیط با ماشین آلات
4- ابزار مرتبط با کیفیت
5- ابزار عمومی

ابزار های مرتبط با دقت و زمان کار:
- نمودار جریان عملیات و خطوط حرکت پرسنل مواد
- نمودار فرآیندها
- نمودار به هم پیوسته فعالیت های استاندارد
- مطالعه زمان و حرکات
- سیستم تولید کششی
- تک تایم/ زمان سیکل عملیات
- کانبان (سیستم انبارداری)

ابزار مرتبط با ماشین آلات:
- TPM
- تحلیل PM
- LCA (اتوماسیون کم هزینه)

ابزار مرتبط با کیفیت:
- 1SO 9000
- روش SQC
-  QFD
- پوکایوکی
- بازرسی منابع
- شش سیگما

ابزار عمومی:
- فهرست مودا MUDA LIST
- نظام پیشنهادها
- الگوبرداری
- داستان QC

مکانیزم هایی که برای پشتیبانی لازم است عبارتند از:
1- قدردانی از فعالیت ها
2- آموزش در محیط کار
3- آموزش کارکنان
4- هفته نامه، تابلوی کایزن / جلسات گردهمایی عمومی

منابع:
http://www.iie.ir/index.php?option=com_content&task=view&id=107&Itemid=33
http://www.mgtsolution.com/olib/456626872.aspx