هنگامی که می خواهید یک موضوع را در جلسه ای توضیح دهید، و یا گزارشی از فعالیت های انجام شده در یک پروژه را ارائه کنید، مطمئنا کار سختی خواهید داشت. تصور کنید چندین جفت چشم کوچک ترین حرکات شما را زیر نظر دارند و چندین جفت گوش حرف به حرف شما را می شنوند و بر اساس این دیده ها و شنیده ها درمورد شما و مطالبی که ارائه می کنید قضاوت می کنند، ازسوی دیگر شما ملزم به اقناع آنها و یا دفاع از عملکردتان و یا حتی اثبات خودتان هستید در هر جایگاهی که قرار دارید فرقی نمی کند، شما در موقعیت خطیری قرار گرفته اید. پس سعی کنید بهترین باشید، دو اصل بسیار مهم را فراموش نکنید اول تسلط کامل به مطالبی که می خواهید ارائه دهید و دوم حفظ خونسردی و آرامش. شما با رعایت این دو اصل و توجه به نکاتی که درپی خواهد آمد، علاوه بر یک ارائه خوب، یک جلسه زیبا را برگزار می کنید.

1- مخاطبان را شناسایی کنید.
اگر شما سطح علمی، فرهنگی و حتی شخصیتی مخاطبان را بدانید، ارتباط بهتری با آنان برقرار می کنید و آنچه را که آنها دوست دارند یا می خواهند بشنوند ارائه می دهید و این یعنی اثرگذاری بهتر و بیشتر.

2- یک پیام مشخص داشته باشید.
قبل از اینکه کار تهیه مطالب خود را شروع کنید، پیام کلیدی خود را مشخص کنید. درواقع پیام شما باید بتواند مخاطبان را به یک راه مشخص رهنمون و امکان تفکر درمورد راه های دیگر را فراهم سازد.

3- برای هر تصویر متن کوتاهی آماده کنید.
هر تصویر (متن یا عکس) که پخش می شود. خلاصه ای از موضوع آن باید ارائه شود. این خلاصه می تواند شفاهی باشد یا به صورت زیرنویس ارائه شود.

4- مطالب و مفاهیم خاص را برجسته کنید.
مطالبی را که توضیح آنها برای «پذیرش» مخاطب «اهمیت» بیشتری دارد را مشخص کنید.

5- قبل از جلسه، تمرین کنید.

6- ساختار اثربخشی برای ارائه طراحی کنید.
طرح «مسئله» و «حل» آن بهترین روش برای ارائه قدرتمند یک مطلب است. اول «مسئله» را بیان کنید بعد «راه حل» را ارائه دهید و آن را با یک مثال توضیح دهید.

7- پیچیده صحبت نکنید.
سعی کنید مطالب را خیلی ساده و غیر پیچیده ارائه کنید، در هر ساعت صحبت کردن 3 الی 4 نکته را شرح دهید.

8- محکم و خوب شروع کنید.
یک شروع خوب، موفقیت را تضمین می کند. از روش های مختلف استفاده کنید گاهی یک حکایت و در بعضی مواقع پرداختن به اصل مطلب می تواند شروع خوبی باشد.

9- از نمودار و چارت استفاده کنید.
بسیاری از مخاطبان شما نمی توانند هم زمان با شما اعداد و آمار ارائه شده را تجزیه و تحلیل کنند. نمودار کمک می کند تا سریع تر به موضوع دست پیدا کنند و با شما همراه شوند.

10- پایانی با شکوه داشته باشید.
بسیاری از مخاطبان آخرین مطلبی را که شما می گویید به خاطر می سپارند مطمئن شوید که آخرین مطالبی که می گویید همان هایی هستند که می خواهید مخاطبان به آن بیشتر توجه کنند.

11- بر نکات مهم تسلط داشته باشید.
اگر شما نکات مهم را بدانید راحت تر می توانید مخاطبان را قانع کنید و علاوه بر آن با آرامش و بدون استرس خواهید بود.

12- خوب تنفس کنید.

13- از چشمانتان استفاده کنید.
حتما از چشمانتان برای برقراری ارتباط با مخاطب استفاده کنید با این کار مخاطبان احساس بهتری خواهند داشت و شما می توانید تأثیر صحبت هایتان را ببینید.

14- تجهیزات مناسب را آماده کنید.
هر جلسه ای، نیازمند تمهیدات خاصی است. تجهیزات موردنیاز (نه کم و نه زیاد) از قبیل دستگاه نمایش، وایت برد، کامپیوتر و ... را آماده کنید.

15- تجهیزات را امتحان کنید.
قبل از شروع جلسه تجهیزاتی را که قرار است استفاده کنید یک بار امتحان کنید خرابی و یا عدم کارایی مناسب هرکدام از دستگاه ها (حتی یک ماژیک وایت برد) می تواند تأثیر بسیار منفی بر مطالب شما داشته باشد.

16- بدانید که شما مرکز توجه هستید.
قبل از شروع جلسه فقط صدای شما شنیده می شود هر حرکت شما تأثیر مستقیم بر مخاطب داشته و می تواند جلسه شما را زیباتر یا زشت تر نماید. با تمام وجود عمل کنید.

17- «لبخند» را فراموش نکنید.

18- هنگام ارائه خودتان باشید.
سعی نکنید از حرکات مصنوعی استفاده کنید اقدامات تصنعی کاملا دیده می شوند، خودتان باشید و بگذارید زبان بدن شما طبیعی باشد.

19- سعی کنید از روی نوشته نخوانید.
خواندن مطلب از روی نوشته باعث می شود که ارتباط شما با مخاطبان دچار خدشه گردد، دستانتان نیز از اثرگذاری باز می ماند، می توانید از یادداشت های روی چارت یا تصویر استفاده کنید.

20- مخاطبان را درگیر بحث کنید.
همیشه می توانید مخاطبان را وارد بحث کنید. از آنها سوال کنید و جواب بخواهید اما اصرار نکنید، شما می توانید از سایر روش ها نیز برای مشارکت بیشتر و همراهی آنها استفاده کنید.

21- از شوخی کردن نترسید.
شما می توانید با استفاده از مزاح های کوچک محیط را جذاب تر کنید.

22- خودتان را جای مخاطب بگذارید.
اگر شما به جای مخاطب نشسته بودید، چه حالی داشتید، آیا گرمای اتاق، نور محیط ، و ... مناسب است. شما باید به آنها اهمیت ویژه بدهید تا شما را باور کنند.

23- از کارتان بازخورد داشته باشید.
شما درهر حالی می توانید بازخورد بگیرید، شفاهی یا کتبی، در انتهای جلسه از پرسشنامه های ساده استفاده کنید تا بتوانید در آینده کارتان را بهبود بخشید.

منبع: ماهنامه تدبیر، افتخاری